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Reuniões às vezes são um mal necessário. Sabemos disso. Em muitas oportunidades, mesmo cientes do alto custo que elas trazem, não dá para descartá-las completamente. Mas você pode fazer algo a respeito sobre como elas são conduzidas e criar uma cultura voltada à produtividade.

Então, da próxima vez que você for participar de uma reunião, lembre-se destes hábitos usados por muitos líderes bem-sucedidos que erraram bastante antes de encontrar caminhos que podem ser utilizados pelo bem da companhia:

1. Não inclua informações completas no seu calendário

Reuniões precisam ser rápidas e objetivas. Não burocráticas e com briefings extensos… Além dos dados básicos como local, participantes e assunto, não adicione mais nada no calendário dos seus empregados ou colegas de trabalho.

É claro que ter uma pauta para a reunião é imprescindível para não cair na subjetividade, mas você não precisa passar dezenas de minutos incluindo isso no email e nos convites de reunião. Simplesmente não adicione palavras como informações, recapitulação, review ou discussão em convites de encontros profissionais.

Bons convites de reunião possuem apenas um tópico e ele é direto ao ponto, começando com um verbo no infinito: “Decidir que produto iremos lançar no próximo trimestre” ou “Definir os responsáveis para a próxima etapa do projeto”. Reuniões menores e objetivas têm uma probabilidade muito maior de serem solucionadoras de problemas sem gastar o tempo precioso de muitos funcionários envolvidos.

2. Evite reuniões em salas de conferência

Se as reuniões existem para que um problema seja resolvido ou que algo produtivo/tangível seja gerado ao final, de que adianta você fazê-la numa sala de conferência? Não é lá que os produtos e serviços são produzidos, não é?

Fazer reuniões rápidas nos locais em que acontecem as execuções em tempo real são extremamente mais eficientes. Ficar olhando para o rosto de alguém do outro lado da mesa e combinando o que pode ser feito gera muito desperdício de tempo.

E quanto mais pessoas envolvidas, mais bocejos ou conversas paralelas surgem e isso acarreta um custo de produtividade tremendo.

3. Nunca seja escravo do relógio

Por convenção da sociedade, os seres humanos adoram números redondos. Afinal, nossa hora tem 60 minutos, nosso calendário tem 30 dias e as programações que idealizamos começam entre variações de 15 ou 30 minutos.

A grande armadilha da convenção aqui é quando as reuniões são marcadas com horário fechado para acabar. Como, por exemplo, das 10h30 às 11 horas. Repare da próxima vez: mesmo que o assunto esteja encerrado, há uma tendência muito grande das pessoas quererem estender a reunião com outros temas até dar o horário.

Afinal, se está todo mundo na reunião e um intervalo de tempo foi especificado, é natural querer preenchê-lo. Porém, em grande parte das vezes isso gera conversas paralelas e participantes ficam como observadores apenas olhando o desenrolar de assuntos secundários.

Uma dica aqui é iniciar as reuniões a partir de horários “quebrados” como 10:48, por exemplo, reduzindo drasticamente o tempo para que as pessoas se foquem no que realmente interessa.

4. Não permita pessoas criarem planos de última hora

Se a reunião infelizmente está acontecendo em uma sala fechada e não é de brainstorming, não deixe que as pessoas pensem em voz alta. Você já providenciou a informação do tema da reunião e elas precisam vir munidas com ideias concretas.

É claro que você não vai ser rude nem polido em excesso, mas relembre sua equipe que protótipos ou conceitos não são criados em salas de reunião. Se nada palpável existe para tomar uma decisão, remarque a reunião para outro momento e não se agarre à convenção.

Em muitas empresas, encontros viram rituais no qual grandes assuntos ou problemas são tratados e acabam virando rotina ao acontecer no mesmo dia e no mesmo horário. Contudo, se realmente não há o que se discutir ainda, para que forçar uma reunião só para cumprir tabela? Perda de tempo.

5. Não faça atas gigantes nem follow-up em grupo

Fazer atas completas e longas é, muitas vezes, trabalho desperdiçado. Atenha-se aos itens que têm realmente foco de ação e nomeie quem está responsável por eles, bem como um prazo. É isso. Recapitular tudo que foi falado sem estes itens vai gerar dados improdutivos.

Além disso, não marque reuniões de follow-up em grupo para realinhar todos que estavam presentes. Faça isso individualmente no dia a dia focando em quem ficou responsável pelas ações. É esta pessoa que tem a obrigação de cumprir o acordo e informar os outros membros do grupo, caso seja necessário.

Você só vai retomar uma reunião de novo se as ações realizadas demandarem uma nova tomada de decisão que envolva mais de uma pessoa. Embora pareça ser fácil falar, muitos executivos falham nesse ponto porque dão credibilidade a assuntos gerais na recapitulação da reunião. Lute contra isso. Sua empresa será mais produtiva.