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O aumento da eficiência na operação de uma empresa passa, essencialmente, pela transformação digital. Expandir os negócios e aumentar o faturamento sem ter que investir mais é um desafio para empresas de todos os setores, inclusive o contábil. E neste cenário de crise com a chegada do coronavírus, fazer mais com menos vai além da competitividade e uma forma de assegurar a sobrevivência da empresa.

Para o contador, o momento exige ainda mais atenção porque ele precisa correr para se atualizar com as constantes mudanças de legislação e ter uma atuação mais estratégica com seus clientes. E como fazer tudo isso ao mesmo tempo? Para a ao³, empresa de gestão na nuvem, a resposta é investir em produtividade.

Tudo começa por mobilidade, segundo a ao³. No entanto, adotar soluções móveis exige que contador e cliente estejam engajados no mesmo propósito e para isso, é necessário conscientizar sobre os benefícios de fazer tudo em qualquer hora e lugar. No modelo tradicional, quando a empresa contrata um novo colaborador, ela envia, via motoboy ou sedex, os documentos e o contrato de trabalho do profissional para o contador iniciar os trâmites burocráticos.

Investir em canais de atendimento digitais é outra alternativa para ganhar mais produtividade. Quanto mais fácil for a interação do cliente com o escritório contábil, mais ágil será o trabalho. Veja o exemplo dos bancos, hoje, temos inúmeros meios para nos comunicarmos com o nosso gerente: aplicativo, internet baking, telefone e e-mail.

E otimizar isso ajudou o segmento financeiro a se aproximar mais dos seus consumidores e consequentemente, fidelizar, além do ganho de eficiência. Usar meios de relacionamento digitais também traz benefícios porque ajuda na adoção processos automatizados.

Fazer mais e ainda mais rápido está intimamente relacionado com ter rotinas automatizadas. Existem uma série de outras tarefas que podem ser automatizadas e um exemplo de atividade que consome muito tempo é a escrituração fiscal. E já existe tecnologia, conectada com a Receita Federal, para que qualquer nota gerada com o CNPJ da empresa, seja automaticamente capturada e enviada para o escritório contábil.

Na jornada de transformação digital, é natural que as empresas invistam mais em inovações direcionadas para os serviços ligados aos clientes finais. Porém, para acelerar a produtividade é necessário olhar para dentro também. Os colaboradores e a gestão precisam de soluções tão modernas quanto aquelas que podem ser oferecidas aos clientes.

A retaguarda deve ser digital e o contador tem que ter claro, por exemplo, qual é a rentabilidade da sua carteira de clientes - volume, tempo e custo da escrituração dos documentos versus o que foi contratado - e tudo isso só é possível se embarcar na digitalização completa.

Tecnologia auxilia a estimular rendimento em home office

Se tem um tema que ganho foco recentemente no mundo profissional, esse é o trabalho remoto ou home office. Essa modalidade entrou em foco nos últimos meses quando em função de trabalhadores terem que ir mudar seus escritórios para as casas em função do coronavírus, e o que se observou foi um verdadeiro caos. As empresas de contabilidade não escaparam desta adaptação.

O trabalho remoto, ou home office, por muito tempo sofreu muito com a desconfiança dos empresários, que não acreditavam na funcionalidade desse modelo de trabalho. Contudo, com a necessidade de isolamento social esse termo se tornou uma necessidade.

No entanto, o modelo de trabalho feito a distância vem propiciando diversas vantagens nas relações corporativas. Além de poder ser feito de casa, em campo ou de outra cidade a turismo ou estudo, gerando crescimento pessoal e profissional para os funcionários. Aumenta a qualidade de vida e melhora o engajamento da equipe. Já, para a empresa, reduz custos, agiliza processos e ajuda na retenção de colaboradores.

"Quem atua na área de tecnologia já estava antenada nessa nova realidade, nos benefícios e na necessidade das empresas se adequarem, mas basicamente essa necessidade ficou limitada a esse grupo.", afirma Carolina Lagoa, sócia-fundadora Witec It Solutions, consultoria de inovação e tecnologia.

Segundo a especialista, as empresas tradicionais ainda apresentavam grande receio ao tema, o que proporcionou defasagem. "Vamos ver se tiramos aprendizado dessa situação que vem sendo infelizmente caótica", avalia.

Para Carolina, o fato de grande parte das empresas não estarem preparadas causou uma dificuldade inicial. "Mas, com certeza, essa emergência mudará o mundo do trabalho, fazendo com que esse modelo se torne muito mais aceitos pelos empresários", explica.

O que se deve observar no trabalho remoto

Segurança ampliada

Uma série de fatores torna os sistemas de gestão na nuvem muito seguros. As chances de invasões ou perdas são muito baixas porque são utilizados padrões internacionais de segurança, como SSL e criptografia avançada, ISO.

Ganho de mobilidade

É possível acessar dados de qualquer lugar e ou dispositivo. Além disso, é possível implementar o trabalho remoto em sua empresa.

Simplificação de processos

Otimização de serviços e demandas internas, plataformas centralizadas, ferramentas escaláveis, monitoramento automático aumentam a performance do negócio.

Atualizações constantes

Por dispensar a necessidade de uma equipe para manutenção e atualizações, a gestão na nuvem se torna uma ótima opção para pequenas e médias empresas. As atualizações do sistema são acessíveis e simplificadas.

Melhoria na produtividade

Manter a gestão on-line pode melhorar a comunicação e a produtividade interna. Com essa tecnologia, as informações podem ser compartilhadas em tempo real, um único documento pode ser organizado por várias pessoas com segurança e alta performance independente de onde estão geograficamente.

Investimento baixo

Comparado aos custos de um sistema tradicional, a gestão na nuvem possui menos investimento tanto na implementação quanto na manutenção.