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Vamos demonstrar neste artigo os principais erros que devem ser evitados na escrituração fiscal digital das empresas. O preenchimento das informações constantes na EFD não são simples e demandam muita atenção.

Códigos de modelos errados: Na hora de elaborar a sua EFD ICMS/IPI ou EFD-Contribuições cuidado com o código do modelo, principalmente os eletrônicos. Existem muitos registros que só aparecem para determinados modelos, por isso, se você errar ao informar o modelo pode deixar de declarar informações importantes. Uma forma de evitar isso é sempre conferir os modelos antes de enviar a sua EFD.

Códigos de CFOP e CST errados: Por termos uma variedade muito grande de códigos de CFOP e CST é normal se confundir ou ter dúvidas na hora de declarar. Mas devemos sempre nos atentar antes de declarar e não informar códigos incorretos para a operação que está sendo declarada. Atitudes como perguntar para a sua consultoria ou outro colega mais experiente podem ajudar a evitar esse tipo de erro.

NCM incorretas: A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é muito importante tanto para quem vende, como para quem compra. Essa nomenclatura é essencial para determinação do IPI, da apuração de tributos na importação e exportação, Pis e Cofins e ICMS. Dessa forma a classificação deve ser sempre analisada, sendo essa análise de responsabilidade do emitente, pois, ele conhece melhor o item que está vendendo. A escrituração quando feita sob a NCM corretamente classificada, deve usar dos percentuais de alíquotas vigentes para essa mercadoria.

Correlação entre a base de cálculo e as alíquotas dos tributos: Os valores divergentes da multiplicação da base de cálculo e alíquota, normalmente é um erro que é apontado pelo PVA, mas para evitar tempo fazendo essas correções e tendo que reapurar os tributos, o ideal é ter uma forma de conferência dessa multiplicação antes de gerar o arquivo para envio ao PVA.

Alíquota declarada: O contribuinte também deve ter muito cuidado com a alíquota a ser informada, principalmente no ICMS. Se você usar uma alíquota menor que a devida em uma operação de entrada, consequentemente estará aproveitando menos crédito, se for o mesmo caso na venda estará recolhendo o imposto a menor, por exemplo. Então é sempre bom ficar atento a correta alíquota a ser usada em cada operação.

Dados incompletos das notas eletrônicas: A equipe responsável por elaborar e entregar estas obrigações acessórias precisa se atentar se os dados estão sendo declarados sem nenhuma omissão. A nota ao ser declarada deve conter todos os seus dados, desde os relacionados a tributação, até relacionados aos fretes.

Não declarar as notas inutilizadas e canceladas: Uma das coisas mais importantes é declarar todos os documentos fiscais de venda. Com isso, mesmo as notas canceladas e inutilizadas devem também ser declaradas. Não fazer o registro dessas notas fiscais é importante para que a numeração esteja toda informada na sua EFD. Não importa se a nota foi realmente utilizada ou não, mas a sua numeração deve ser declarada. Por isso, sempre faça a conferência dos números das notas de saídas, veja se não falta algum número. Não encontrando alguma nota, veja com a empresa emissora o que aconteceu com esse documento.

Desconhecer as regras de negócio da EFD e as atualizações dos manuais: A atualização das regras dos guias práticos da EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições é constante, e acompanhar essas mudanças é fundamental. O desconhecimento dessas regras pode fazer com que você deixe de informar algum registro ou bloco novo.

Correspondência entre as declarações: O contribuinte deve sempre se atentar ao cruzamento das declarações. Confira sempre se os dados estão coerentes, principalmente se na parte do ICMS, alguns estados disponibilizam manuais para que os contribuintes entendam melhor essa correlação de dados, então é sempre importante estudar esses materiais quando eles existem.

Deixar o envio para a última hora: É fundamental ter tempo para validar, conferir e transmitir as informações da EFD. Não se deve deixar esse envio para muito próximo da data final de entrega, sempre que possível tente enviar com tempo de sobra. Entretanto, quando isso não for possível, tente depois do envio original, conferir as informações enviadas, e fazer sua correção em uma declaração retificadora o quanto antes.